11 Nov

Optimalkan Fungsi Arsip, BKD Provinsi Nusa Tenggara Timur Melakukan Transformasi Menuju Digital Arsip

Kupang –bkd.nttprov.go.id- Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis sebagai Informasi Publik, dijelaskan bahwa arsip memiliki peran yang penting dalam organisasi sebagai landasan dan sumber informasi dalam pengambilan keputusan. Agar dapat menerbitkan surat keputusan yang baru, baik menyangkut pengangkatan, pemindahan maupun pemberhentian pegawai, instansi akan merujuk pada arsip kepegawaian yang dimiliki oleh seorang Aparatur Sipil Negara. Oleh karena itu, ketersediaan arsip yang lengkap akan memudahkan instansi dalam tata kelola manajeman kepegawaian.

Setiap tahunnya, Badan Kepegawaian Daerah Provinsi NTT menerbitkan ribuan arsip kepegawaian, mulai dari SK pengangkatan pegawai, SK mutasi pegawai dan SK pemberhentian. Dengan jumlah pegawai yang bekerja pada Pemerintah Provinsi NTT mencapai 15.000-an PNS, maka jumlah arsip yang harus dikelola dan menjadi tanggung jawab BKD bisa mencapai puluhan ribu arsip. Jumlah ini belum ditambah lagi dengan arsip kepegawaian PNS yang telah purna bakti dan tetap harus disimpan untuk keperluan tertentu. Dengan demikian pengelolaan arsip yang baik mutlak diperlukan demi mendukung peningkatan kinerja  instansi.

Saat ini inovasi penataan kearsipan dengan digitasi dokumen kepegawaian telah dirintis oleh para arsiparis pada Badan Kepegawan Daerah. Proses transformasi ini dimulai dilakukan sebagai upaya untuk membuat cadangan data terhadap arsip konvensional jika suatu saat mengalami kerusakan secara fisik. Selain itu, pengelolaan arsip yang profesional akan memudahkan instansi untuk melakukan pelacakan terhadap rekam jejak pegawai dari awal pengangkatan hingga pensiun.

Transformasi ke digital arsip akan melalui beberapa tahapan. Pertama, dokumen kepegawaian akan diklasifikasi menurut kategori dokumen permanen atau tidak.  Selanjutnya, setiap dokumen akan divalidasi menggunakan cek list yang telah disiapkan oleh para Arsiparis untuk kemudian disesuaikan dengan data pada aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG). Selanjutnya, arsip tersebut akan di scan dan disimpan dalam softcopy berdasarkan Nomor Induk Kepegawaian (NIP) agar memudahkan pencarian. Proses ini diakhiri dengan mengunggah file-file tersebut kedalam aplikasi Sistem Informasi Arsip Elektronik (SIMAE) sehingga Badan Kepegawaian akan mempunyai basis data elektronik yang komplit untuk semua pegawai di Provinsi NTT

Hingga saat ini, sekitar 8.000-an dokumen kepegawaian telah didigitasi dan diupload dalam aplikasi SIMAE. Proses tranformasi ke arsip digital akan terus dilakukan dari waktu ke waktu hingga semua pegawai memiliki arsip digital yang lengkap. Penciptaan arsip secara elektronik akan memberikan banyak manfaat, diantaranya dapat melakukan pencarian arsip dengan cepat dan tepat agar pelayanan bagi stakeholders yang membutuhkan arsip kepegawaian dapat ditingkatkan.

Penyimpanan secara fisik juga terus ditata, arsip setiap pegawai ditempatkan dalam plastik pelindung kemudian dimasukan kedalam satu map folder agar menghindari kerusakan fisik. Selain itu, pengkodean arsip berdasarkan tahun kelahiran akan memudahkan pencarian fisik dokumen. Saat ini BKD telah memiliki 3 buah lemari arsip yang sesuai standar dan dapat menampung kurang lebih enam ribu data pegawai. Diharapkan pada masa yang akan datang BKD mendapat alokasi dana untuk membeli 5 tambahan lemari arsip lagi, sehingga semua arsip pegawai yang belum tersimpan dengan baik dapat tertata dengan rapi.

 (*Feri Awang)

0 Comments

You Might Also Like This

Back to top