Kota Kupang, BKD.NTTPROV.GO.ID - Aplikasi e-Formasi merupakan aplikasi berbasis online yang dikembangkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi (Kementerian PAN & RB) yang digunakan untuk menghimpun data Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang ada di Indonesia. Tujuan dikembangkannya sistem e-Formasi ini adalah untuk mendapatkan gambaran yang utuh tentang struktur organisasi, peta jabatan, jumlah dan komposisi pegawai yang ada, jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan secara spesifik serta dan jumlah kekurangan/kelebihan pegawai di seluruh instansi pemerintah baik yang berada di Kementerian, Lembaga Negara, Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah.
e-Formasi merupakan salah satu rekomendasi dari Rapat Koordinasi Formasi CPNS Tahun 2014 yang diselenggarakan di Jakarta tanggal 27 Februari 2014. Penerapan e-Formasi pada Lembaga Negara, Kementerian, Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah ditegaskan melalui Surat Edaran Kementerian PAN & RB Nomor B- 2156 /M.PAN.RB/5/2014 Tanggal 30 Mei 2014 tentang Penerapan e-Formasi. Sejak saat itu, penyusunan formasi kebutuhan aparatur sipil negara (ASN) dilakukan melalui e-Formasi. Aplikasi e-Formasi terus menerus mengalami pembaharuan dan versi terakhir dari aplikasi tersebut adalah aplikasi e-Formasi 4.1. Penggunaan aplikasi e-Formasi ini dilakukan berbatas waktu di bawah kendali Kementerian PAN & RB. Kementerian PAN & RB membagi hak akses aplikasi e-Formasi dalam 3 (tiga) kelompok pengguna (user), yaitu Super Administrator, Organisasi dan Kepegawaian. User Super Administrator dikelola oleh Kementerian PAN & RB, user Organisasi dikelola oleh Biro Organisasi sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam mengelola struktur organisasi instansi pemerintah dan user Kepegawaian dikelola oleh Biro/Badan Kepegawaian sebagai unit yang bertanggung jawab dalam pengelolaan ASN.
Tanggal 3 sampai dengan 5 Maret 2020 Kementerian PAN & RB mengundang seluruh instansi pemerintah untuk mengikuti rapat koordinasi dalam rangka sosialisasi Permenpan RB Nomor 1 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja. Sebagai kelanjutan dari rapat koordinasi tersebut, Kementerian PAN & RB kemudian membuka aplikasi e-Formasi dan mewajibkan setiap instansi pemerintah baik yang ada pusat maupun di daerah mendaftarkan setiap PNS yang berada dibawah wilayah kewenangannya berdasarkan jabatan yang didudukinya ke dalam aplikasi e-Formasi. Data PNS yang dihimpun tersebut dikelompokkan secara spesifik berdasarkan jabatan yang diduduki oleh setiap PNS pada unit kerjanya masing-masing sesuai dengan struktur organisasi unitnya tersebut. Selain itu, Kemenpan juga mewajibkan seluruh instansi pmerintah untuk mengisi data analisa jabatan (Anjab) dan Analisa Beban Kerja (ABK) dari setiap unit kerja. Data-data tersebut kemudian dipergunakan sebagai dasar dalam perhitungan kebutuhan ASN yang akan diajukan dalam usulan formasi kebutuhan ASN tahun 2020 dan 2021. Proses pengisian e-Formasi ini oleh Kementerian PAN & RB diberikan batas waktu hingga akhir bulan Mei 2020.
Menyambut instruksi Kementerian PAN & RB tersebut, BKD Provinsi NTT berkoordinasi dengan Biro Organisasi Setda Provinsi NTT untuk menyelesaikan pengisian e-Formasi sesuai dengan kewenangan masing-masing. Biro Organisasi Setda Provinsi NTT mengisi struktur 39 perangkat daerah lingkup Pemerintah Provinsi NTT ke dalam aplikasi e-Formasi. Struktur tersebut dijabarkan secara berjenjang mulai dari jabatan eselon, hingga jabatan pelaksana untuk selanjutnya BKD Provinsi NTT sebagai pemegang user Kepegawaian mengisinya sesuai dengan kondisi terkini yang ada di setiap perangkat daerah. Bertepatan dengan itu terjadi pembatasan akses transportasi darat, laut dan udara karena kondisi Indonesia sedang dalam masa pandemic Corona Virus (Covid-19) yang membuat proses kerja berubah, dari yang semula dapat dilakukan secara bersama-sama di kantor menjadi bekerja dari rumah atau yang lebih dikenal dengan sebutan Working From Home (WFH).
Menghadapi situasi ini, BKD Provinsi NTT dituntut untuk kreatif dalam mengambil langkah-langkah inovatif agar pengisian e-Formasi dapat berjalan dengan baik walaupun harus bekerja dari rumah. Pemerintah Provinsi NTT memiliki 39 perangkat daerah dengan total jumlah PNS per bulan Mei 2020 sebanyak 14.667 orang. Mengingat jumlah PNS yang cukup besar, BKD Provinsi NTT mencoba memaksimalkan pengisian e-Formasi ini dengan dengan mengundang pengelola kepegawaian dari setiap perangkat daerah untuk diberikan pembekalan dan pendampingan dalam mengisi setiap struktur organisasi yang ada pada instansi mereka masing-masing. Kegiatan pendampingan ini dilaksanakan sejak tanggal 18 sampai dengan 26 Mei 2020 dengan memperhatikan dan mentaati protokol penanganan Covid-19 seperti menjaga jarak ketika berada dalam satu tempat/ruangan, menyediakan sabun cuci tangan dan hand sanitizer serta mewajibkan setiap PNS untuk mengenakan masker selama kegiatan pendampingan berlangsung. Kegiatan ini cukup berhasil untuk mengisi jabatan pada setiap struktur organisasi perangkat daerah yang tersebar di Kota Kupang dan sekitarnya. Tingkat pencapaian pengisian e-Formasi walaupun dilakukan dalam waktu singkat namun mampu menyentuh angka 30% dari total jumlah PNS yang ada. Hal yang menjadi faktor pemicu rendahnya pencapaian tersebut adalah sebesar 60% dari total PNS Pemerintah Provinsi NTT merupakan tenaga guru dan tenaga kependidikan yang bekerja pada SMA/SMK/SLB yang tersebar di seluruh Kabupaten/Kota se-NTT. Lebih dari 8 ribu PNS tercatat di bawah kewenangan Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan Provinsi NTT yang jika pengisian e-Formasinya dilakukan oleh pengelola kepegawaian pada Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan akan membutuhkan waktu yang panjang untuk dapat menyelesaikannya. Luasnya wilayah Provinsi NTT serta kondisi geografis provinsi ini yang merupakan provinsi kepulauan membuat BKD Provinsi NTT kesulitan untuk menjangkau pengelola kepegawaian yang ada pada setiap SMA/SMK/SLB yang tersebar hingga ke kecamatan-kecamatan yang berada di pelosok daerah.
Menyikapi hal ini, BKD Provinsi NTT melakukan pendekatan ke Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan Provinsi NTT agar dapat memaksimalkan keberadaan para operator sekolah agar dapat membantu proses pengisian e-Formasi. BKD Provinsi NTT kemudian berinisiatif untuk membuat video tutorial yang berisi langkah-langkah yang perlu dilakukan dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengisi e-Formasi. Video tutorial berdurasi 8 menit ini kemudian di unggah ke channel Youtube BKD Provinsi NTT serta dibagikan juga melalui media pesan WhatsApp kepada seluruh operator SMA/SMK/SLB. Video tutorial ini menjadi pedoman bagi para operator sekolah dalam melakukan pengisian e-Formasi sesuai kondisi PNS yang ada pada setiap sekolah. BKD Provinsi NTT melakukan pendampingan secara virtual dengan memanfaatkan media komunikasi berupa WhatsApp, Telegram, e-mail dan saluran telepon lokal sehingga ketika para operator sekolah tersebut mengalami kendala dalam melakukan pengisian e-Formasi mereka dapat menghubungi Admin Kepegawaian melalui media-media komunikasi tersebut. Proses pengisian e-Formasi bagi tenaga guru dan tenaga kependidikan yang ada pada SMA/SMK/SLB di seluruh NTT dimulai pada tanggal 30 Mei 2020 sampai dengan aplikasi e-Formasi ditutup aksesnya oleh Kementerian PAN & RB pada tanggal 31 Mei 2020 jam 00.01 WITA. Para operator sekolah begitu antusias dalam mengisi e-Formasi walaupun tanpa ada pembekalan tentag teknis pengisian e-Formasi secara tatapmuka sebelumnya. Berbekal tutorial pengisian yang mereka akses melalui akun Youtube BKD Provinsi NTT, para operator sekolah bekerja maksimal untuk mengisi e-Formasi. Semangat ini didorong oleh keterbatasan guru yang ada di sekolah-sekolah di pelosok NTT dan harapan mereka apabila mereka mampu menyelesaikan pengisian e-Formasi dan didukung dengan Anjab dan ABK yang di dikerjakan oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan dan Biro Organisasi Setda Provinsi NTT maka akan terpenuhi kebutuhan guru-guru baik melalui jalur Calon Pegawai Negeri Sipil maupun jalur Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja dalam beberapa tahun ke depan. Rentang waktu kurang dari 48 jam berhasil mendongkrak pencapaian pengisian e-Formasi yang semula hanya 33,51% menjadi 64,10% dan berhasil memajukan 912 usulan formasi untuk tahun 2020 dan 721 formasi untuk tahun 2021 . Angka 64,10% memang bukanlah sebuah prestasi mengingat masih ada 5000-an PNS yang belum terdaftar di e-Formasi namun angka tersebut merupakan sebuah pencapaian yang cukup signifikan mengingat jangka waktu pengisian yang singkat, kurang dari 2 hari. Bekerja dengan aplikasi berbasis online memunculkan kendala ketika koneksi jaringan internet tidak stabil pada daerah-daerah terpencil. Para operator sekolah harus berpindah tempat demi mencari signal internet yang lebih baik namun hal tersebut tidak menyurutkan komitmen dan loyalitas mereka dalam menyelesaikan proses pengisian e-Formasi. Bekerja secara online dengan hak akses berbatas waktu juga menghadirkan kendala lain, ketika semakin mendekati batas waktu yang ditentukan oleh Kementerian PAN & RB, akses ke aplikasi e-Formasi menjadi semakin sulit karena tingginya lalu lintas data (traffic) ke dan dari apliksai tersebut. Kendala ini kemudian diakali dengan mengakses aplikasi e-Formasi di malam hari, dimana lalu lintas datanya tidak sesibuk pada siang hari. Kondisi WFH memudahkan proses pendampingan para operator sekolah dalam mengisi e-Formasi. Admin Kepegawaian tetap dapat membantu menyelesaikan setiap permasalahan yang dihadapi oleh para operator sekolah hingga jauh malam. Suasana bekerja dari rumah yang tidak formal membuat Admin Kepegawaian maupun para operator sekolah dapat menyelesaikan pengisian e-Formasi dalam kondisi kerja yang lebih santai sambil sesekali beralih mengerjakan pekerjaan pribadi ketika koneksi internet sedang tidak bersahabat ataupun ketika traffic ke aplikasi e-Formasi sedang sangat padat yang membuat koneksi ke aplikasi tersebut perlu di re-start.
Pengisian e-Formasi masih jauh dari lengkap, masih ada kurang lebih 30% PNS yang perlu diisi dalam struktur organisasi perangkat daerah, khususnya struktur SMA/SMK/SLB. Pemerintah Provinsi NTT telah mengajukan permohonan ke Kementerian PAN & RB agar membuka kembali akses ke aplikasi e-Formasi agar BKD Provinsi NTT dapat menyelesaikan data 5000-an PNS yang tertunda tersebut.
Kondisi pandemic Covid-19 dihadapi oleh seluruh rakyat Indonesia bahkan oleh seluruh warga dunia namun kondisi ini tidaklah menjadi penghalang BKD Provinsi NTT untuk menyelesaikan target kerja yang ada. Bekerja dari rumah dengan memanfaatkan teknologi yang ada menjadi salah satu pilihan yang dapat memaksimalkan pencapaian kinerja ditengah kondisi sulit ini. Aparatur yang familiar dengan media komunikasi popular semacam WhatsApp, Telegram, e-mail, dll menjadi beberapa langkah lebih maju dalam menyelesaikan pekerjaannya ditengah kondisi pandemic Covid-19 ini. Tidak ada yang tahu kapan kondisi ini akan berlalu namun kewajiban sebagai ASN tidak dapat dikesampingkan dengan dalih situasi pandemic ini oleh karena itu, walaupun WFH, ASN yang inovatif tetaplah dapat bekerja secara produktif.
Tutorial pengisian e-Formasi dapat diakses pada link berikut: https://www.youtube.com/watch?v=VrP2gYWMCgA
Penulis : Maria Y.S.Kiak, S.Kom, MIT
(Kepala Sub Bidang Perencanaan dan Formasi Pegawai pada BKD Prov. NTT)
