Kebijakan bekerja dari rumah atau Work from Home (WFH) adalah kebijakan yang harus ditempuh oleh pemerintah sebagai dampak dari pandemi Covid-19. Sebenarnya, sebelum pandemi Covid-19 merebak, wacana Aparatur Sipil Negara (ASN) bekerja dari rumah merupakan bahan perbincangan hangat dan bahkan sudah dalam tahapan perancangan regulasi.
WFH bukan berarti semua pekerjaan kantor dipindahkan di rumah, namun lebih kepada mengubah cara berpikir dan metode yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas kantor. Jika WFH diartikan bahwa seluruh pekerjaan dipindahkan ke rumah, maka pelayanan dipastikan akan terganggu, termasuk pelayanan Organisasi Pemerintah terhadap masyarakat baik di pusat maupun di daerah.
Untuk itu, pilihan WFH di masa darurat Covid-19 adalah langkah yang tepat sebagai upaya untuk mencegah penyebaran virus tanpa menonaktifkan pekerjaan kantor. Namun demikian, penerapan kebijakan WFH tidak serta merta langsung dilaksanakan, masih diperlukan langkah-langkah strategis agar kebijakan ini berjalan efisien dan efektif.
Strategi yang diharapkan adalah strategi yang mampu mendorong ASN untuk bekerja secara mandiri dan profesional untuk memenuhi pencapaian target organisasi. Langkah strategis yang pertama dan utama mengubah paradigma ASN tentang WFH serta memacu ASN untuk ‘mengakrabi’ dengan berbagai produk Teknologi Informasi yang mendukung aktivitas WFH.
Kita memang akui bahwa tak semua pekerjaan kantor dapat dikerjakan dari rumah, tetapi sebagian besar kegiatan pemerintahan dapat dilakukan secara WFH. Pekerjaan-pekerjaan dimaksud adalah pekerjaan yang dapat diubah mekanisme pelaksanaannya dengan memanfaatkan teknologi informasi yang sudah beragam bentuk dan fungsinya.
Di luar sana, berbagai aplikasi juga sudah marak ditawarkan, baik berbayar maupun gratis. Aplikasi-aplikasi tersebut memiliki keunggulan serta kekurangan tetapi dapat saling melengkapi di tengah penerapan kebijakan WFH.
Kebijakan WFH di lingkup Pemerintah Provinsi NTT memang mengejutkan karena masih dianggap sebagai sesuatu yang baru. Pikiran yang muncul di benak adalah perkerjaan apa yang dapat dikerjakan dari rumah? Bagaimana cara mengerjakan pekerjaan itu? Bagaimana berkomunikasi antara staf dengan pimpinan, staf dengan staf lainnya? Dan, masih banyak pertanyaaan lain.
Ternyata, pertanyaan-pertanyaan di atas, dapat dijawab dengan keberadaan teknologi informasi yang ‘terabaikan’ selama ini – yang sebenarnya merupakan media yang sangat powerfull. Untuk itu, di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi NTT memaksimalkan sejumlah Teknologi Informasi agar pergerakan rantai birokrasi terus berputar dan roda koordinasi pekerjaan tetap berjalan. Adapun aplikasi yang digunakan selama masa WFH ini adalah aplikasi Online Meeting, Youtube, E-mail, Public Cloud, E-Form.
Aplikasi Online Meeting
Sebagaimana dalam sebuah instansi, rapat merupakan rutinitas yang hampir terjadi setiap hari. Nah, untuk memenuhi kebutuhan ini, BKD Provinsi NTT memanfaatkan aplikasi online meeting. Aplikasi yang sering digunakan selama penerapan WFH adalah Zoom dan Teamlink. Aplikasi-aplikasi ini sangat efektif bagi pimpinan untuk memberikan arahan dan petunjuk terkait pelaksanaan tugas rutin, sosialisasi dan penyampaian instruksi serta sarana untuk melakukan diskusi terkait perkembangan pencapaian target organisasi.
Youtube
Dewasa ini, tren penggunaan Youtube semakin tinggi dan dinilai media altenatif publikasi yang sangat efektif. Masyarakat lebih tertarik untuk mengakses informasi atau publikasi yang berbentuk video, grafis dan animasi daripada pesan teks.
Melalui Youtube, ASN dari beragam keahlian (pertanian, peternakan, teknologi informasi dan lain-lain) dapat mempublikasi video tutorial berisi petunjuk bercocok tanam, pemiliharaan ternak, pengoperasian aplikasi, dan petunjuk pengisian form yang dapat membantu ASN untuk melakukan pelatihan bidang Teknologi Informasi .
Pengalaman di BKD Provinsi NTT, selain video tutorial, ASN membuat video-video yang menggambarkan aktifitas dan rutinitas pelayanan tugas sebelum atau selama WFH seperti video dengan tema khusus seperti eco-office dalam rangka memeriahkan Hari Lingkungan Hidup. Video-video hasil ASN BKD Provinsi NTT dipublikasikan di kanal Youtube resmi BKD. Kreativitas ASN semakin meningkat berkat dorongan dari Kepala BKD Provinsi NTT Henderina Sintinche Laiskodat, SP, M.Si yang mewajibkan setiap bidang/subbidang membuat video yang terkait tugas pokok dan fungsi masing-masing.
Surat Elektronik (E-Mail)
Sebelum media sosial, Youtube dan lain-lain, Electronic Mail (e-mail) atau surel telah lebih dahulu ada dan digunakan di dalam urusan pekerjaan kantor, bisnis dan pribadi. Kehadiran teknologi E-mail menggantikan model surat menyurat yang konvensional yang memakan waktu dan biaya yang jauh lebih besar.
Meskipun aplikasi ini terbilang lebih tua dibanding aplikasi yang lain, tetapi pengguna layanan ini selalu bertambah dengan pesat. Semakin pesatnya penambahan jumlah pengguna surel disamping penggunaan secara pribadi, beberapa institusi juga membuat alamat surel bisnis yang resmi secara cuma-cuma. Selain itu, untuk masuk pada aplikasi tertentu masih menggunakan syarat kepemilikan alamat surel untuk verifikasi dan aktifasi pengguna.
Dewasa ini banyak layanan E-mail server yang tak saja menyedia layanan surat menyurat juga layanan cloud seperti Gmail dimana satu akun dapat digunakan untuk berbagai layanan lain seperti untuk Google Drive, Youtube, Google Form dan sebagainya. Hampir semua ASN di BKD Provinsi NTT telah memiliki alamat surel dengan berbagai domain tertutama mereka yang memiliki mobile phone atau handphone android.
Selama masa WFH, e-mail sangat membantu ASN dalam kepentingan komunikasi dan berbagi atau mengirimkan data dan dokumen baik ke Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Kabupaten/Kota. Selain itu, seiring dengan perkembangan e-government, beberapa aplikasi dari Pemerintah Pusat mengharuskan kepemilikan surel pribadi/instansi sebagai sarana validasi dan verifikasi masuk ke dalam aplikasi.
Public Cloud
Hal yang sulit dalam bekerja adalah berbagi data antar pegawai yang bekerja terpisah jarak geografis. Nah, saat ini ada layanan public cloud yang dapat digunakan secara gratis meskipun ada keterbatasan dari aspek kapasitas atau daya tampung data. Contoh layanan ini seperti Google Drive atau lebih sering disebut GDrive.
Google memberikan space gratis sebesar 15 Giga Bytes (GB) bagi setiap akun yang mendaftar. Jadi, untuk satu subbidang yang memproduksi file-file dokumen dapat membuat akun subbidang dan memanfaatkannya untuk manajemen file serta berbagi data (data sharing) antar personel dalam satu subbidang. Layanan jenis ini memungkinkan pembuatan dokumen secara kolaboratif dan partisipatif yang memudahkan ASN dalam berbagi dokumen. Aplikasi ini dapat juga dimanfaatkan untuk membuat spreadsheet berupa aplikasi surat keluar masuk sederhana.
Di BKD Provinsi NTT sendiri memanfaatkan keunggulan Gdrive yang mampu menampung beragam file dalam jumlah yang banyak serta dapat dibagi hak aksesnya dengan pihak lain baik sebelum maupun sesudah pemberlakuan WFH. Contohnya, untuk kepentingan Akreditasi Assessment Center Provinsi NTT, Gdrive diperlukan untuk menampung data-data berupa dokumen surat tugas, foto bahkan video untuk berbagi file dengan Badan Kepegawaian Negara di Jakarta untuk mendukung proses akreditasi.
Sosial Media
Pemanfaatan Sosial Media seperti Facebook, Instagram, Twitter dan Whatsapp, juga merupakan sarana yang berperan sangat signifikan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan dalam hal koordinasi, pendistribusian informasi dan pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan secara efektif dan efisien.
Pemanfaatan sosial media ini dinilai efektif untuk dimanfaatkan untuk menyampaikan/meneruskan informasi berupa adanya kebijakan-kebijakan baru, dokumen-dokumen berisi gambar, video, text maupun spreadsheets ataupun link-link website yang memudahkan penerima pesan untuk langsung menuju kepada laman yang berisi informasi tertentu yang ingin dituju.
Fitur-fitur yang disediakan oleh Sosial Media sebagian telah menggantikan fungsi surel sehingga untuk pengiriman dokumen berupa surat resmi atau dokumen lain juga dapat dikirim dan diteruskan menggunakan media ini.
Sosial Media yang paling sering digunakan oleh BKD Provinsi NTT adalah Whatsapp. BKD memiliki group Whatsapp yang beranggotakan para pimpinan dan staf, group antara pimpinan, dan group-group spesifik bidang dan subbidang. Group-group tersebut digunakan untuk menyampaikan arahan pimpinan serta media distribusi dokumen-dokumen kedinasan seperti Peraturan, Surat Edaran dan lain-lain.
Online Form
Bentuk layanan yang akhir-akhir ini semakin populer digunakan oleh pengguna internet adalah online form. Pemanfaatan layanan ini secara khusus digunakan untuk mendapatkan data dan informasi secara masif dan cepat dari sumber data yang sangat banyak dan beragam. ASN secara pribadi atau institusional dapat menggunakan layanan ini untuk menyelesaikan target-target di bidang tugasnya. Diakui bahwa pengumpulan data dari masing-masing pegawai masih merupakan jenis pekerjaan yang sangat rigid dan memakan waktu yang sangat lama, namun dengan memanfaatkan online form memungkinkan semakin besar jumlah ASN yang dapat dijangkau untuk berpartisipasi dalam pengumpulan data.
Penggunaan online form juga sudah banyak dimanfaatkan oleh instansi untuk melakukan survei-survei seperti survei indeks kepuasan masyarakat. Penggunaan online form juga termasuk salah satu layanan yang sangat efektif dimanfaatkan terkait penerapan kebijakan WFH. Sebagai contoh, Subbidang Penilaian Kompetensi dan Kinerja BKD Provinsi NTT menggunakan online form untuk menjangkau semua ASN Provinsi NTT yang tersebar di 22 Kota/Kabupaten untuk mengirimkan nilai Penilaian Prestasi Kerja 2019 sesuai surat permintaan Kepala Badan Kepegawaian Negara. Metode ini cukup efektif untuk menghimpun data tersebut khususnya bagi ASN di UPTD/Cabang Dinas/Sekolah lingkup Pemerintah Provinsi NTT di 22 Kota/Kabupaten.
Dari pengalaman ASN BKD Provinsi NTT bekerja selama masa WFH, dengan memanfaatkan sejumlah produk teknologi informasi menuntut kami lebih inovatif, produktif serta profesional. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam berbagai bentuk layanan di atas mampu menjawab tantangan terwujudnya profesionalisme dan produktifitas ASN di tengah pandemi Covid-19 ini. ASN tetap melakukan inovasi dan bahkan lebih produktif tanpa mengurangi kualitas kerja sama halnya dengan metode kerja Work From Office (WFO).
Memang tak mudah untuk mewujudkan ini sekalipun ketersediaan layanan Teknologi Informasi. Hal ini akan tercapai, jika dan hanya jika ASN untuk mau mengubah cara pikir, meningkatkan kemampuan dirinya untuk menguasai teknologi serta mampu beradaptasi dengan kemajuan teknologi informasi demi terwujudnya potret ASN yang inovatif, produktif dan profesional. ASN BKD Provinsi NTT telah membuktikan bahwa mereka mampu bekerja dari rumah di tengah pandemi Covid-19 ini atau suatu waktu kelak jika budaya dan pola kerja ASN berubah dimana WFH menjadi salah satu alternatif. (*)
Penulis : Santa Anna Trihastuti, S.Kom, M.I.S