06 Jun

OPINI: Pemanfaatan Teknologi Cloud untuk Manajemen File Elektronik dan Berbagi Data yang lebih efisien di BKD Provinsi NTT

BKD.NTTPROV.GO.ID, Di era teknologi informasi seperti sekarang ini, penggunaan perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) merupakan sebuah tuntutan yang tidak dapat dihindari oleh semua instansi baik instansi swasta maupun pemerintah, tak terkecuali Badan Kepegawaian Daerah Provinsi NTT memiliki sejumlah aplikasi desktop maupun mobile yang mendukung pelayanan kepegawaian. Hasil dari pengolahan data tersebut disimpan sebagai arsip elektronik pada masing-masing komputer tersebut dan ada pula yang disimpan secara cloud pada mobile applications, untuk nantinya digunakan sewaktu-waktu.

Terkait dengan manajemen penyimpanan arsip elektronik, di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi NTT telah memiliki aplikasi yang dapat menyimpan arsip kepegawaian secara elektronik, seperti Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang menyimpan dan mengelola data kepegawaian setiap PNS lingkup Pemerintah Provinsi NTT dan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (SIMAE) yang menyimpan arsip-arsip digital dari arsip-arsip fisik setiap PNS seperti: Ijazah, SK Kenaikan Pangkat dan lain-lain.

Disamping pencapaian yang menggembirakan tersebut, ada pula sisi lain yang masih memerlukan perhatian khusus, seperti mekanisme pengarsipan surat. Pegawai sulit untuk menelusuri file surat yang ifatnya segera untuk kita perbaiki, karena tidak tahu siapa yang membuat konsep surat tersebut dan di mana file surat tersebut disimpan, atau belum tersedianya berbagi file (file sharing) yang memungkinkan dapat diakses dan dikerjakan tanpa dibatasi ruang dan waktu. Solusi yang paling mungkin dilakukan sejauh ini yakni dengan menggunakan portable disks untuk mentransfer/copy data tetapi kelemahannya adalah sifat dari media penyimpanan seperti itu rawan terkena virus, hilang dan bahkan rusak. Selain itu, media ini tetap memiliki sifat yang kurang fleksibel karena memungkinkan pendobelan data, perbedaan tipe file dan inefisiensi penggunaan space penyimpanan.

Salah satu solusi yang ditawarkan oleh sejumlah penyedia layanan penyimpanan media elektronik secara online adalah menggunakan jasa cloud server baik berbayar maupun tanpa bayar (Public Cloud). Berdasarkan informasi dari laman https://www.cloudwards.net, ada beberapa cloud server terbaik yang dapat dimanfaatkan tanpa bayar, yang paling populer adalah Google Drive atau lebih sering disebut GDrive. Server ini memberikan space gratis sebesar 15 Giga Bytes (GB) bagi setiap akun yang mendaftar. Jadi, untuk satu subbidang yang memproduksi file-file dokumen dapat membuat akun subbidang dan memanfaatkannya untuk manajemen file serta berbagi data (sharing data) antar personel dalam satu subbidang. Syarat utama memiliki koneksi internet dan komputer dengan spesifikasi tertentu dan hp android. Karena bersifat cloud (di awan) ada kemungkinan mengalami kehilangan data atau tingkat keamanan yang masih lemah.

Solusi berikut adalah yang berbayar, dapat dibangun dan dioperasikan sendiri oleh sebuah institusi (Private Cloud) atau memanfaatkan pihak ketiga (Hybrid Cloud). Untuk yang dibangun sendiri (Private Cloud), memang agak cukup mahal karena institusi tersebut harus menyediakan dan membangun infrastruktur sendiri seperti server, kabel jaringan, mesin backup dan pelatihan bagi petugas admin dan operator server. Contoh aplikasinya adalah Web Server seperti SIMPEG, PPK Online atau FTP (File Transfer Protocol). FTP sendiri memiliki definisi sebagai sebuah protocol komputer yang berfungsi untuk memindahkan atau mengubah file-file dari sebuah komputer klien ke komputer server dalam sebuah jaringan (https://www.techopedia.com/). FTP memungkinkan berbagi data secara bersama-sama dalam sebuah institusi selain itu memungkinkan adanya sistem manajemen data elektronik yang terintegrasi. FTP ini sangat berguna untuk menyimpan file elektronik berukuran besar yang membutuhkan space sangat banyak seperti naskah peraturan-peraturan, surat edaran, petunjuk teknis dan sebagainya. Untuk hak akses bagi pengguna, admin berperan penting memberikan batasan otorisasi berupa password bagi pengguna sesuai wewenangnya untuk menjamin kerahasiaan dokumen.

Solusi alternatif berikut adalah menggunakan jasa penyedia layanan pihak ketiga dengan menyewa teknologi yang mereka miliki (Hybrid Cloud). Solusi ini memang sangat efektif tetapi untuk segi efisiensi dikembalikan kepada kebutuhan dan kemampuan anggaran, sebab solusi ini sangat mahal dan untuk saat ini masih perusahaan-perusahaan besar dan berskala internasional serta LSM (NGO) Internasional yang memanfaatkannya. Keuntungan solusi ini sangat aman dan terjamin serta memberikan keleluasaan kepada pengguna jasa dalam memilih bisnis proses seperti Windows Azure dari Hybrid Cloud.

Bentuk-bentuk teknologi cloud tersebut sangat relevan sebagai solusi alternatif untuk menjawab tantantangan penerapan kebijakan WFH (Work From Home) sebagai imbas dari adanya Pandemi Covid-19. Pilihan bentuk Private Cloud dirasa adalah solusi paling ideal untuk diadopsi oleh instansi-instansi pemerintah termasuk pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi NTT. Selain memungkinkan PNS bekerja secara fleksibel dari rumah atau di manapun mereka berada, selama ada perangkat pendukung seperti HP Android atau Laptop serta koneksi internet, juga sebagai sarana yang tepat untuk menciptakan sistem manajemen file elektronik dan berbagi data yang dapat dikelola secara mandiri, lebih aman, teratur dan terintegrasi serta demi tercapainya pelayanan kepegawaian yang lebih efisien dan efektif.

Penulis : Santa Anna Trihastuti 
 

0 Comments

You Might Also Like This

Back to top