Kota Kupang, BKD.NTTPROV.GO.ID – Pada hari Selasa, 9 September 2020, Badan Kepegawiaan Daerah (BKD) Provinsi NTT mengikuti Audit Manajemen Mutu ISO 9001:2015 yang dipimpin langsung oleh Auditor eksternal, Ivar Kusradi D, ST., M.Eng dari PT. Zsutest Indonesia. Kegiatan yang berlangsung di Ruang Rapat BKD tersebut bertujuan untuk membuktikan kemampuan BKD dalam menyediakan layanan kepada masyarakat secara professional dan taat asas berdasarkan standar lembaga sertifikasi internasional.
Rangkaian kegiatan audit dimulai dengan open meeting yg dihadiri oleh Kepala BKD, Henderina S. Laiskodat, SP, M.Si dan seluruh ASN di Lingkup Badan Kepegawaian Daerah Provinsi NTT. Pada kesempatan itu, Ivar secara ringkas menjelaskan tentang ruang lingkup, metode, persyaratan sertifikasi manajemen mutu ISO 9001:2015, kategori temuan dan jadwal audit.
Acara dilanjutkan dengan wawancara, pemeriksaan dokumen, dan uji petik (spotcheck). Secara bergiliran, Ivar mewawancari Kepala BKD, Henderina S. Laiskodat, SP, M.Si, disusul Pejabat Administrator dan Pengawas dari masing-masing bidang dan sekretariat. Para Pejabat Pelaksana pun ikut terlibat mendukung kelacaran proses audit dengan menyiapkan semua dokumen yang dibutuhkan.
Audit marathon selama 9 jam tersebut ditutup dengan close meeting pada pukul 18.30 yang dihadiri seluruh ASN di Lingkup BKD Provinsi NTT. Pada kesemptan tersebut, Ivar menyampaikan hasil audit berupa temuan minor dan saran perbaikan.
Beberapa poin temuan minor yang disorot Ivar agar mendapat perhatian khusus antara lain terkait penulisan laporan temuan audit internal, rapat tinjauan manajemen, pengelolaan arsip fisik dan digital, dan sosialisasi Standard Operating Procedure (SOP).
Dalam menulis hasil temuan, Ivar sarankan Tim Audit Internal agar menggunakan skema PLOR (problem, location, objective, reference) sebagai acuan. Ia juga himbau agar identifikasi masalah dan pelaporannya harus jelas dan tegas. “Penulisan laporan hasil audit harus hitam putih, sehingga action-nya juga jelas, tidak abu-abu”, demikian saran Ivar.
Ivar menambahkan, ada juga beberapa hal yang belum dicover dalam rapat tinjauan manajemen seperti isu-isu strategis, Risk Management Plan (RMP), SWOT analisis, dan survei kepuasan pelanggan. “Kebutuhan dan harapan rata-rata hanya satu, padahal uraian tugasnya banyak. Semoga ke depan bisa lebih banyak lagi,” harap Ivar.
Hal lain yang patut mendapat perhatian adalah terkait penatakelolaan arsip. Akses ke ruang arsip harus dibatasi, tidak boleh terakses oleh semua orang. “Bila perlu, harus ada CCTV dan absensi: apa tujuannya, berapa lama, dokumen apa yang dikeluarkan, siapa yang mengambil dan kapan dikembalikan”, kata Ivar. Demikian juga dengan server. “Misalnya ketika melakukan perawatan server harus diketahui siapa yang melakukan, untuk apa, siapa yang bertanggung jawab, dan prosesnya seperti apa,” ungkap Ivar.
“Kalau audit ISO harus berpikir tentang resiko”, kata Ivar tegas. Ruang arsip dan server menyimpan data ASN karena itu harus dilindungi dan diatur agar bisa dengan mudah di-tracing ketika kita membutuhkan data.
Terkait sosialisasi SOP yang dinilainya kurang efektif, Ivar menyarankan agar SOP harus selalu ditulis sebagai referensi dalam setiap laporan kegiatan. “Kalau hanya 2 SOP tidak masalah, tapi kalo banyak dan ditempel, kelihatan seperti orang demonstrasi,” lanjut Ivar mengkritisi.
"Berita baiknya, saya tidak mendapati temuan major. Data-data yang jadi minimal requirements bisa dipenuhi sehingga tidak ada bukti temuan major untuk audit kali ini. Dengan demikian, BKD layak disertifikasi,” ujar Ivar yang disambut tepuk tangan meriah para peserta rapat.
“Saya melihat Anda semua punya semangat yang kuat untuk lakukan perubahan dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015,” demikian Ivar memuji komitmen auditee yang hadir. Ivar juga memuji leadership Kepala BKD yang juga bertindak sebagai koordinator mutu. Namun ia sarankan agar tugas sebagai koordinator mutu dapat didelegasikan ke para Kepala Bidang dan Sekretaris agar quality control semakin lebih bagus ke depannya.
Meskipun menggembirakan, hasil audit juga mengandung tantangan. “Dalam wktu 20 hari sejak diterimanya laporan tertulis, BKD harus sudah menyampaikan dokumen pelengkap dan rencana aksi perbaikan,” tegasnya. Lebih cepat mengirimkan dokumen yang diminta, tentu semakin cepat pula BKD mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015.
Selain itu, BKD juga diminta untuk mempertahankan dan bahkan terus melakukan inovasi untuk meningkatkan mutu. "Tahun depan saya akan kembali lagi untuk melakukan pemantauan (surveilance), pesan Ivar, “biasanya banyak organisasi sulit mempertahankan hasil sertifikasi, semoga nanti saya bisa menemukan banyak kemajuan yang dilakukan BKD.”
Seperti disampaikan pada open meeting, sertifikasi ini akan berlaku selama tiga tahun. Selama periode tersebut, Auditor akan terus memantau. Jika layak, maka re-sertifikasi akan dilakukan pada tahun keempat (Tahun 2024).
Dengan leadership yang kuat dan komitmen bersama untuk terus meningkatkan kualitas layanan kepegawaian, tentu BKD bisa menjawab tantangan tersebut. Proficiat!
Penulis : Wilfrid Kako Nono
Foto by : Karel